Положення про канцелярію

 ЗАТВЕРДЖЕНО

         Наказ керівника апарату 

Рахівського районного суду

        10 листопада 2010 року №128

П О Л О Ж Е Н Н Я

ПРО КАНЦЕЛЯРІЮ РАХІВСЬКОГО РАЙОННОГО СУДУ

ЗАКАРПАТСЬКОЇ ОБЛАСТІ

1. Загальні положення канцелярії

            1.1 Канцелярія є самостійним структурним підрозділом Рахівського районного суду (далі - суду).

            1.2 Канцелярія виконує завдання, визначені даним Положенням, затвердженим наказом керівника апарату суду.

            1.3. Канцелярія суду безпосередньо підпорядковується керівнику апарату суду та голові суду.

            1.4.  Канцелярію суду очолює старший секретар суду.

            1.5. До складу канцелярії входять, крім старшого секретаря, секретарі суду, друкарки та архіваріус суду, які призначаються на посади та звільняються з посади наказом керівника апарату суду з дотриманням вимог трудового законодавства та законодавства про державну службу України.     

            1.6. Канцелярія в своїй діяльності керується Конституцією України, Кодексом законів про працю України, Цивільним процесуальним кодексом України, Кодексом адміністративного судочинства України та іншими кодексами України, Законами України «Про судоустрій і статус суддів», «Про державну службу», «Про боротьбу з корупцією» та іншими законами України, актами Президента України, Верховної Ради України та Кабінету Міністрів України, актами законодавства та нормативними документами, що регламентують діяльність судових органів та державної служби та цим положенням.

2. Завдання і функції канцелярії

            2.1. Дотримання загальних правил ведення судового діловодства в суді та порядку роботи з документами з моменту їх надходження чи створення до відправлення або передання в архів, звернення до виконання судових рішень.

          2.2. Щоденно, протягом робочого часу, забезпечує  приймання, реєстрація та передання під підпис судових справ і вхідної кореспонденції за призначенням працівникам апарату суду відповідно до обов’язків та суддям.

            2.3.  Ведення документів первинного обліку, номенклатурних справ.

            2.3.1.  Ведення обліково-статистичних карток в електронному вигляді.

            2.3.2. Внесення до обліково-статистичних карток інформації та оформлення обкладинок судових справ.

            2.3.3. Забезпечення своєчасного та якісного складання звітів судової статистики, шляхом ведення документів первинного обліку, відповідальність за достовірність та своєчасність їх заповнення.

            2.4.  Робота з позовними заявами, заявами наказного та окремого провадження у цивільних справа, адміністративними позовами, залишеними без руху.

     2.5. Робота з позовними заявами, заявами окремого провадження  у відкритті провадження,  у справах за якими позивачеві (заявникові) відмовлено та  робота з адміністративними позовами, у відкритті провадження в адміністративній справі  за якими позивачеві відмовлено.

            2.6. Приймання та облік апеляцій, апеляційних скарг, касаційних скарг та касаційних подань на судові рішення.

            2.7.  Облік та зберігання судових справ, речових доказів, документів первинного обліку.

            2.8. Направлення судових справ із скаргами, поданнями до судів вищих інстанцій.

            2.9.  Робота з оформлення звернення судових рішень до виконання, контроль одержання повідомлень про їх виконання та забезпечення своєчасного приєднання до судових справ. 

            2.10. Ведення контрольних та зведених контрольних виконавчих проваджень.

            2.11. Здійснення обліку виконавчих документів, які передаються на виконання  до державної виконавчої служби.  

            2.12. Здійснення  контролю за своєчасною здачею судових справ до канцелярії суду, проведення аналітичної роботи щодо строків здачі справ до канцелярії суду, підготовка відповідних пропозицій  з удосконалення цієї роботи.

            2.13. Подання керівнику апарату пропозицій щодо складання номенклатури справ суду, формування номенклатури  справ суду за погодженням з керівником апарату та  після погодження з відповідними архівними установами подання на затвердження голові суду.

            2.14.   Організація роботи архіву.

            2.14.1. Підготовка та передача до архіву суду судових справ за минулі роки, провадження у яких закінчено, а також іншої документації канцелярії суду за минулі роки.

            2.14.2.  Забезпечення зберігання документів, які надійшли до архіву суду.

            2.14.3. Підготовка зведених описів справ постійного і тимчасового термінів зберігання, актів на списання та знищення, а також бере участь  у роботі експертизи цінності архівних документів.

            2.14.4. Приєднання до судових справ, які зберігаються в архіві суду, документів, що підтверджують виконання судових рішень.

            2.14.5. Підготовка довідок на основі відомостей, які є в документах архіву,  ведення їх обліку.

            2.14.6. Підготовка необхідних даних  для складання звітності щодо роботи архіву.  

            2.14.7. Контроль додержання правил протипожежної безпеки  в приміщенні архіву. 

         2.14.8. Ведення прийому громадян, видача копій судових рішень, інших документів, які зберігаються в архіві суду та судових справ для ознайомлення учасникам судового розгляду відповідно до встановленого порядку.

            2.14.9.  Систематизація і розміщення справ в архіві, ведення їх обліку. 

            2.14.10. Підготування відповідних супровідних документів  під час видачі копій судових рішень.

            2.15.  Виконання доручень керівника апарату суду щодо організації роботи канцелярії.

            2.16.   Забезпечення ведення контрольних журналів суддів.

            2.17.  Організація, забезпечення та здійснення   належного прийому громадян.

            2.18. Видача копій судових документів, які зберігаються у канцелярії суду, та судових справ   для ознайомлення учасникам судового розгляду відповідно до встановленого порядку.  

            2.19. Ведення обліку та контролю за виконанням судових доручень, що надійшли з інших судів України та іноземних держав.

            2.20. Виконання машинописних робіт із рукописних, машинописних і друкарських оригіналів, утому числі підготовка матриць для одержання копій матеріалу на друкарських машинах різних систем.

            2.21. Відтворення на друкарській машині записів, зроблених на магнітних носіях, або друкування під диктування.       

            2.22. Ведення обліку переданих для друкування матеріалів із зазначенням у журналі обліку відомостей про виконавця,  кількість аркушів, терміни  виконання  та найменування документів. 

            2.23. Здійснення належного зберігання переданих  на виконання документів, запобігання несанкціонованому доступу  до переданих на виконання документів.   

            2.24. Унесення пропозицій до плану роботи суду з питань організації діловодства, судової статистики, контролю виконання відповідних розділів плану роботи.

            2.25.   Участь в аналітичній роботі з питань діловодства в суді.

             3. Організація роботи

             3.1. Старший секретар здійснює організаційно-розпорядчі функції щодо основних завдань, які покладені на канцелярію та визначені в цьому Положенні.

            3.2. Свою роботу канцелярія суду проводить в тісній взаємодії з іншими працівниками апарату суду.

            3.3. Посадові обов’язки кожного співробітника канцелярії розподіляються  старшим секретарем виходячи із завдань, визначених цим Положенням та затверджуються керівником апарату суду.

            3.4. На час тимчасової  відсутності старшого секретаря або неможливості здійснення ним своїх повноважень, його обов’язки виконує працівник канцелярії призначений керівником апарату суду.

            3.5. Старший секретар та інші працівники канцелярії свої функціональні обов’язки виконують під керівництвом керівника апарату суду або (в разі його відсутності) заступника керівника апарату суду.

 4. Права канцелярії

             4.1. Давати вказівки іншим працівникам апарату суду з питань, що відносяться до компетенції канцелярії і випливають із функцій, що перераховані в даному Положенні.

            4.2. Вимагати і одержувати від інших працівників апарату суду матеріали та інформацію, необхідні для здійснення діяльності канцелярії.

            4.3. Повертати виконавцям документи і вимагати їх доробки у випадку порушення правил діловодства.

            4.4. Вносити пропозиції керівнику апарату суду щодо порушення умов,  удосконалення  форм і методів роботи  канцелярії суду.

            4.5. Давати роз’яснення і рекомендації з питань, що входять в компетенцію канцелярії.

            4.6. Вносити пропозиції (старший секретар суду) керівнику апарату суду про переміщення працівників канцелярії, їх заохочення за успішну роботи, а також пропозиції про накладення дисциплінарних стягнень на працівників, що порушують трудову дисципліну.

 5. Відповідальність канцелярії

      5.1. Відповідальність за належне і своєчасне виконання функцій, передбачених дійсним Положенням, несе старший секретар суду та працівники канцелярії.

      5.2.  На старшого секретаря суду покладається персональна відповідальність за:

      5.2.1. Організацію діяльності канцелярії по виконання покладених на неї  задач і функцій.

      5.2.2. Організацію оперативної і якісної підготовки,  оформлення документів, ведення діловодства згідно з діючими правилами й інструкціями.

      5.2.3.  Бездіяльність або невикористання наданих їй прав.

      5.2.4.  Дотримання співробітниками канцелярії трудової дисципліни.

      5.2.5.  Організацію та забезпечення належної роботи канцелярії суду.

      5.2.6.  Підбір, розміщення і діяльність співробітників канцелярії.

      5.3. Відповідальність співробітників канцелярії встановлюється їхніми посадовими інструкціями.

6. Заключні положення

             6.1 При виявленні невідповідності якого-небудь пункту положення реальному стану справ у канцелярії старшим секретарем суду, співробітником канцелярії або іншою особою необхідно звернутися до відповідального за ведення кадрової роботи в суді із заявкою на внесення змін і доповнень у Положення.

            6.2. Внесене пропозиція розглядається, відповідальним за ведення кадрової роботи в суді протягом одного місяця від дня подачі заявки.

   За результатами розгляду виноситься рішення:

-                прийняти зміни чи доповнення;

-                відправити на доопрацювання (із зазначенням терміну доопрацювання і виконавця);

-                відмовити у прийнятті внесеної пропозиції (у цьому випадку заявнику надсилається обґрунтована відмова в письмовому вигляді).

            6.3. Внесення змін і доповнень  у Положення затверджується керівником апарату суду.